A la hora de decidir acerca de la necesidad de utilizar un ERP en nuestra pyme, debemos realizar una profunda reflexión sobre varios factores a tener en cuenta que pasan por cruzar nuestras necesidades con la oferta del mercado. En cuanto a sistemas ERP, existen numerosas alternativas de distintos fabricantes, a las que se suman también las soluciones de software libre para la gestión empresarial.

Esta cantidad de alternativas es de gran utilidad para las empresas que tienen la posibilidad de evaluar y elegir la solución que mejor se ajuste a sus necesidades, pero también es cierto que puede ser capaz de distraer o incluso abrumar a quienes tienen la responsabilidad de seleccionar la herramienta. En este artí­culo intentaremos reducir ese estrés aportando las ventajas e inconvenientes de utilizar software libre para este tipo de proyectos, y cómo reducir los riesgos en la selección optando por un ERP de primer nivel.

 

Por qué S͍ utilizar un ERP basado en software libre

El bajo coste es uno de los beneficios que más se suelen destacar. En cualquier caso, el software libre no es software gratuito, por lo que el único ahorro que se puede producir es el de licencias. Dependiendo de la estructura y capacidades de la organización, se pueden eliminar también ciertos costes de mantenimiento pero será extremadamente difí­cil ahorrar los gastos relativos a la instalación, la configuración y la formación.

Otro de los beneficios más destacados es la independencia, si es que la compañí­a tiene la capacidad interna para ejercerla (en caso contrario este teórico pro, pasaría a ser un contra). Lo que sí­ es cierto es que al ser integrado por distintos proveedores en los ERP open source más conocidos, siempre existen alternativas que se pueden valorar en función de necesidades o gustos.

Del mismo modo, al disponer del código fuente se puede modificar la herramienta al gusto, personalizando al detalle cualquier caracterí­stica, eso sí, asumiendo el riesgo en primera persona.

 

Por qué NO utilizar un ERP basado en software libre

Que la garantí­a del ERP sea muy limitada es uno de los principales problemas que plantea el software libre para la gestión empresarial, ya que nadie se hace cargo de su desarrollo. Esto puede traer muchos dolores de cabeza si existe algún error o mal funcionamiento, ante los cuales la propia empresa ha de tomar las medidas que estime oportunas en las más absoluta soledad: remangarse y meter mano al código o pedir un desarrollo externo.

Generalmente ofrecen prestaciones y usabilidad mucho más limitada, con numerosas alternativas que ofrecen un producto poco completo. Esto es un punto débil muy destacado ya que puede suponer una amenaza al futuro de la empresa en un mercado cada vez más feroz.

La cantidad de profesionales formados en estas herramientas y la cantidad de referencias en empresas son factores en los que pierden en comparación con el software propietario. Esto se traduce en una incertidumbre mayor frente a la implantación, que aumenta la percepción del riesgo.

 

Reservas a la hora de implantar un ERP open source

Si bien hemos destacado anteriormente el coste como un punto fuerte, lo cierto es que hemos de ser cautelosos en este sentido. Si una implantación ERP de por sí plantea costes ocultos, el software libre es mucho más propenso a tenerlos, por no mencionar que en muchos casos los trabajos de implantación son más caros que la implantación de otro ERP al que habrí­a que sumar la licencia.

Otra reserva que se suele tener del software libre es que, habitualmente, son seguidores. Los principales fabricantes de ERP del mundo forman parte de la vanguardia tecnológica, por lo que sus desarrollos van uno (o más) pasos por delante de cualquier otra empresa. Así, Microsoft, SAP u Oracle destinan cantidades ingentes de recursos a innovación, usabilidad, desarrollo y otras cuestiones de las que se benefician los clientes antes que nadie.

A diferencia de varios fabricantes con software privativo, el software libre prácticamente garantiza la actualización del ERP ya sea por la propia comunidad o por un proveedor a petición de la empresa. Es una norma con sus excepciones ya que Microsoft Dynamics NAV, por ejemplo, ofrece continuas actualizaciones a clientes, así como nuevas versiones de forma periódica (en los últimos cinco años ha habido una al año).

En relación al proceso de decisión a la hora de implantar un ERP, puede hacerse más llevadero ya que al ser software libre, se puede probar la herramienta sin coste alguno, lo cual (aunque puede ser una tarea sin fin) permite andar sobre seguro en cierto modo. Esta posibilidad, además, ayuda a reducir el temor ante un proyecto de tal envergadura. De nuevo, nos encontramos ante una regla general que rompen varios vendedores de software con licencia: cada vez es más habitual mostrar, probar e incluso hacer una demostración del ERP adaptada a la propia empresa.

 

 

La alternativa más fiable para implantrar un ERP

No es posible emitir un veredicto sobre software libre para la gestión empresarial “sí” o “no”, ya que dependerá de las necesidades concretas de cada empresa, entre las que se pueden incluir requisitos, gustos de los usuarios clave y otras cuestiones.

Por este motivo, si el tiempo y los recursos lo permiten, es importante aproximarse a un proyecto de este tipo sin reservas inamovibles ya que la cantidad de alternativas es realmente alta. Si el tiempo y los recursos nos dejan sin margen de maniobra, sin lugar a dudas la opción más fiable es el software propietario; aunque sólo sea por la posibilidad de pedir responsabilidades a una entidad concreta.

Como ERP líder mundial para pymes, nuestra recomendación siempre será Microsoft Dynamics NAV. Hablando de pequeñas y medianas empresas, sea cual sea el caso concreto, es una opción a valorar casi de forma obligatoria.

Son muchas las referencias que existen sobre las ventajas de utilizar Navision frente a otros ERP de en software libre, entre las que nos viene a la memoria la célebre experiencia de Top Rural, que valoró en su dí­a la implantación de OpenBravo; uno de los lí­deres en ERP open source.

 

 

A continuación destacamos los principales puntos fuertes de Navision frente al software libre:

 

• La usabilidad, uno de sus principales beneficios. La similitud con las tan utilizadas herramientas de Office, así­ como su capacidad de integración con las mismas, lo convierten en un ERP muy fácil de usar e intuitivo en cualquier empresa.

 

• La internacionalidad, como ERP más usado por las pequeñas y medianas empresas del mundo. Unido a la potencia del fabricante garantiza el uso con distintas divisas, idiomas, localizaciones y cualquier otra necesidad para empresas que operan en varios paí­ses.

 

• La comunidad Dynamics es tan amplia o más que la de cualquier ERP open source; convirtiéndolo en un software ampliamente testeado por millones de usuarios, minimizando las posibilidades de fallo y aumentando las capacidades de adaptabilidad a cualquier empresa o negocio..

 

• El elevado número de integradores que garantizan la independencia de la empresa en todo momento ante cualquier insatisfacción, que permite continuar con el programa ante cualquier incidencia con el partner.

 

• La garantí­a de futuro es incomparable. Dynamics NAV no sólo depende de una compañí­a de la potencia de Microsoft, sino que cuenta con un roadmap de producto establecido, además de integrar actualizaciones y mejoras de forma periódica.

 

Estos son los datos, vuestras las conclusiones. Tanto si se opta por un camino u otro, lo realmente libre de verdad es la capacidad de elegir; pero como siempre, la libertad conlleva el deber de informarse y reflexionar.