La venta online ha supuesto una interesante oportunidad de negocio para muchas personas, autónomos o empresas. Una tienda online puede ser una fuente de ingresos que, comparada con la venta tradicional, ofrece una serie de ventajas nada desdeñables cuando se está empezando: reducción de costes, mayor alcance de público, facilidades logísticas, etc.

Con el auge del comercio electrónico muchos negocios de este tipo han experimentado un gran crecimiento, llegando a crear verdaderas empresas (en el caso de proyectos personales) o convirtiéndose en la actividad principal de empresas que han evolucionado en su modelo. En los casos en los que la tienda viene antes que la organización o la empresa propiamente dicha, muchos portales ven como su enorme crecimiento y su éxito producen unas ineficiencias que se van acumulando y agravando, llegando incluso a poner en riesgo el propio negocio.

Empezar con la venta online, cuando las expectativas son moderadas o simplemente se está haciendo una apuesta sin apenas recursos, es relativamente sencillo. Lo complejo es obtener el éxito, pero esto es algo que, también, puede suceder empezando con una tienda online muy sencilla y haciéndola evolucionar. Hay muchas formas de comenzar, incluso se puede echar a andar sin stock, sin oficina, sin productos propios, sin realizar envíos…

Pero a medida que el negocio carbura pueden surgir problemas con los sistemas de pago, fallos de seguridad, inconsistencias en los datos manejados, pérdida de información relevante, dificultades en la gestión de departamentos de nueva creación, sobrecarga de trabajo, aumento de problemas típicos derivados del aumento de actividad (devoluciones, atención al cliente, lista de productos, retrasos en envíos, etc.), entre otros.

La gestión de una empresa que crece es más complicada: hay más clientes, más operaciones, más facturas, más datos… Por eso las tiendas online que comienzan a crecer, generalmente, descubren una serie de ineficiencias que lastran ese crecimiento y limitan su expansión. Un software ERP es la respuesta tradicional a esos problemas, ya que permite gestionar todas las operaciones de la empresa desde un mismo punto. Es el momento de pasar de la venta online a ser una empresa.

 

La plataforma eCommerce no sirve para todo

La transformación digital, los nuevos hábitos de compra y el comercio electrónico no han eliminado ese trayecto que realizan las pymes, pero sí lo han cambiado. El comercio electrónico ya no es solo una alternativa para las empresas. Para muchas compañías ya es su principal comercial, su medio de comunicación con clientes u oportunidades y su sistema de gestión. Pero una tienda online es un canal de venta; a lo sumo, puede ser un canal de comunicación y/o de servicio al cliente. Pero lo que es seguro es que no es un programa de facturación, no es un software de analítica, ni mucho menos un CRM. No digamos ya un lugar para gestionar las compras o los recursos humanos.

Por esto, en una tienda online que está comenzando a despegar, hay que hacerse una serie de preguntas importantes si se quiere pasar al siguiente nivel:

• ¿Desde donde gestiono mi empresa? Hay que preocuparse si la respuesta es una hoja Excel o la propia plataforma de venta online.
• ¿Cuántas aplicaciones necesito para gestionarla? Preocúpate si debes meter el mismo dato en dos o más sitios para que todo cuadre.
• ¿Está mi eCommerce integrado en todas las áreas de la organización? Se enciende la alarma si hay que pedirle cosas a quien gestiona el comercio electrónico desde administración, compras o ventas.
• ¿Cuánto tiempo tardo en introducir, gestionar y encontrar datos? Cinco minutos deberías considerarlo ya como inasumible.

Un sistema ERP permite responder a estas preguntas de forma satisfactoria, gracias a una gestión centralizada de todas las operaciones de la empresa que se basa en:

• La introducción de datos una única vez.
• La automatización de tareas rutinarias.
• La optimización de procesos de negocio.
• La sincronización de todos los departamentos de la empresa.
• La obtención de información fiable que permita tomar decisiones.

El objetivo final de contar con un ERP integrado en la tienda online (para gestionar un negocio basado en la venta online) es alcanzar un crecimiento sostenible y controlado. Conectando la tienda online a un ERP integral se pueden optimizar y controlar todos los procesos de la empresa, reduciendo así tiempos y errores.

El eCommerce es el portal a través del cual tus clientes acceden a tus productos, y el ERP es el sistema que se encarga de gestionar el proceso de ventas y de sincronizarlo con el resto de departamentos de la empresa. En el caso de un negocio retail, un eCommerce es lo que necesitas para adaptarte a las nuevas necesidades de tus clientes. Y sin embargo, un portal de comercio electrónico, por sí mismo, no es suficiente para llevar a cabo una gestión compleja e integral. Nada más lejos de la realidad, de hecho. Una web de venta online es un valor (casi) seguro para incrementar las ventas, pero ese incremento puede ser positivo para la empresa o el principio del fin. Puedes asegurar que sea lo primero siempre y cuando el eCommerce se coordine adecuadamente con un sistema de gestión.

 

Pero… ¿qué es un ERP?

Un sistema ERP es un software de gestión desde el que se gestionan todas las operaciones de la empresa: administración, finanzas, facturación, compras, ventas, almacén, recursos humanos, marketing, etc. Este tipo de soluciones ayudan a las empresas a mejorar su productividad, disminuir el margen de errores, evitar la duplicidad de datos, guiar en la toma de decisiones informadas y controlar de forma eficiente todas las operaciones.

Un sistema ERP es, por encima de todo, un programa que permite controlar todo el negocio; ofreciendo a cada usuario las herramientas que necesita para desempeñar sus tareas de la mejor forma posible. En un software ERP el dato es único a lo largo de toda la organización, permitiendo a todos los recursos trabajar sin fricciones en una misma dirección. De este modo, se convierte en una de las principales herramientas que utilizan las empresas para alcanzar un crecimiento sostenible y controlado.

Estos son los principales valores (y más comunes) que puede aportar un ERP:

• Dato único

El registro de los datos se produce una sola vez y para toda la empresa. Ejemplo: se crea una única ficha de cliente, disponible para todos los departamentos, como lo son la contabilidad, ventas, marketing, soporte, etc.

• Coherencia.

Al trabajar con dato único, no existen datos incoherentes. La información es fiable porque es la misma para todos.

• Automatización.

La automatización de procesos es posible gracias al ERP. Por lo tanto, un evento en un departamento puede disparar una acción en otro departamento.

• Productividad.

Los datos se introducen una sola vez, lo cual evita errores y repetición de tareas. Por otro lado, la automatización elimina la necesidad de tareas manuales.

• Información en tiempo real.

La disponibilidad inmediata de la información es la base de la toma de decisiones informada y se traslada a las herramientas de análisis.

• Optimización de inversión.

La automatización de tareas reduce errores, limita los gastos en recursos y las operaciones se abaratan. La información generada permite estrategias más eficaces.

 

eCommerce y ERP, mejor juntos

¿Cómo puede, exactamente, ayudar un ERP a fortalecer la tienda online? Sin duda, de distintas formas dependiendo de la empresa, sector o modelo de negocio; pero hay dos ejemplos muy claros y universales:

 

Sincronización de datos entre el ERP y el eCommerce

La sincronización de productos, tarifas de venta, inventarios, lotes, clientes, pedidos de venta, imágenes, categorías, características, números de lote, envíos… reduce al máximo la posibilidad de cometer errores. Gracias a la introducción de datos una sola vez en un solo punto se evitan duplicidades y es posible trabajar con dato único a través de toda la organización.

La correcta gestión de inventarios, por ejemplo, sólo se consigue si ERP y eCommerce trabajan en perfecta sincronía. Así es posible evitar las roturas de stock.

 

Trazabilidad de la información, evitando circuitos de datos en paralelo

La información fluye entre ambas plataformas y los datos permanecen actualizados. Esto se lleva a cabo de manera automática y en tiempo real, y así, la información raramente se duplica, y el margen de error humano, desaparece. De este modo, también se pueden crear facturas y albaranes de forma automática cada vez que se confirma un pedido, permitiendo a los empleados dedicar su tiempo a tareas de alto impacto y valor añadido. Incluso si las ventas aumentasen de forma drástica, y en consecuencia, también el volumen de trabajo, la gestión de la totalidad del negocio seguiría siendo ágil.

Así también se garantiza el mejor servicio y experiencia de cliente; porque todos los movimientos y operaciones del proceso de ventas, quedan registrados por el ERP. Toda esa información está a disposición de los usuarios del ERP del eCommerce. Así, el cliente permanece informado constantemente y el personal de ventas puede ofrecer un mejor servicio.

 

Con datos únicos y trazabilidad de la información, el ERP es un aliado en la toma de decisiones correctas. Gracias a las herramientas de analítica e informes incorporan, se pueden cruzar datos de todos los departamentos, incluida la tienda online.

 

Si quieres dar el salto de startup a pyme, invierte en crecimiento y seguridad. Un ERP integrado en tu tienda online es el siguiente paso al éxito y la sostenibilidad. Consúltanos sin compromiso, te mostramos la plataforma y te enseñamos cómo puedes mejorar la eficiencia de tu organización con ella.