Con una inversión necesaria considerable y muchas horas de trabajo para su implantación, un ERP puede salir caro si no se implanta como es debido. Por el contrario, haciéndolo bien, es una magnífica inversión que promueve importantes ahorros para la empresa, entre otros muchos beneficios.
Para que todo vaya como la seda, además de saber cómo implantar un ERP de la mejor manera posible, es conveniente conocer los errores más habituales. Por ello, compartimos el conocimiento de muchos años sobre lo que NO hay que hacer con un ERP.
Planificar mal
La planificación es imprescindible para que una implantación ERP tenga éxito. Se requiere una planificación para casi todo en la empresa, al menos, si se quiere lograr un objetivo importante; pero en el caso de una implantación ERP, es simplemente imposible culminarla sin una planificación adecuada.
Saltarse este paso o realizarlo de forma deficiente, no sólo evitará que se saque el máximo partido a la herramienta; sino que puede incluso provocar que no haya implantación o que ésta no sirva para nada.
La planificación permite conocer a fondo los procesos actuales de la empresa, cómo trasladarlos al nuevo sistema, cómo mejorarlos, conocer los objetivos, planificar tiempos y recursos… es decir, ¡lo es todo!
Subestimar el proyecto
Implantar un ERP es, seguramente, uno de los proyectos más complejos e importantes que puede llevar a cabo una empresa. La inversión es lo de menos. Lo importante de verdad es el esfuerzo, tiempo, conocimiento y debate que requiere. Y eso desde el primer minuto, cuando debemos preguntarnos si la empresa necesita un ERP.
También se debe tener en cuenta el equipo dedicado, que debe contar con las personas adecuadas para comandar un proyecto que implica a toda la plantilla de la empresa.
No establecer prioridades
En un proyecto tan complejo, es necesario separar lo imprescindible de lo importante, al menos. Y así, con todo: la herramienta, el equipo, el proveedor, las características, las necesidades, etc.
No hacerlo supondrá más tiempo, más recursos e incluso, una desidia por parte de los implicados que pueda acabar con el fracaso de la implantación. Un sistema de prioridades establece fechas, necesidades y responsables para alcanzar los objetivos fundamentales.
No evaluar a los proveedores
La empresa implantadora del ERP va a ser mucho más que un acompañante o un guía en el proceso; es una de las responsables del éxito de la implantación: conoce casos similares, necesidades compartidas, beneficios requeridos, posibilidades de la herramienta, alternativas solventes…
Es fundamental tener confianza en el proveedor y para ello es necesario contar con referencias. Por ello es importante preguntar y evaluar el conocimiento en empresas del sector, la experiencia en problemas similares, el conocimiento de la herramienta que utilizan y la experiencia de sus recursos.
No conocer las claves del ERP
Si no conoces el ERP, te servirá de bien poco. Obtener ese conocimiento requiere esfuerzo y dedicación, pero será un punto clave a la hora de usarlo, ayudar a los usuarios finales a mejorar su trabajo, encontrar atajos y aumentar la productividad. Conocer bien el ERP no sólo ayuda a realizar el trabajo, sino que puede ayudar a mejorarlo.
En este punto, también es clave este conocimiento para tener en cuenta las capacidades del software, y evaluar así, la necesidad de cambio si es necesario.
Olvidarse de los datos
Hay quien dice que un sistema ERP es tan bueno como los datos que alberga. Por ello, para que el ERP sea bueno, es importante minimizar la probabilidad de errores revisando, actualizando y limpiando los datos del sistema antiguo. Si se heredan los errores, estaremos perdiendo capacidad de mejora.
No creer en la formación
La falta de formación es un clásico en proyectos ERP fracasados. Primero, porque los empleados se resisten a utilizar la nueva herramienta; y segundo, porque si no la conocen, no podrán sacarle partido. Es importante dedicar tiempo y recursos a que los usuarios entiendan el sistema y lo adopten convencidos.
Olvidarse del mantenimiento
Cuando todo parece que ha acabado, es en realidad el momento de la verdad. No realizar un mantenimiento del ERP es lo mismo que no aprovechar al máximo la inversión realizada. Un buen proveedor ofrecerá también un buen mantenimiento para que la aplicación esté siempre afinada y se resuelva rápido cualquier incidencia o cambio.