¿A qué dedicas tu día a día en el trabajo? Seguro que a muchas tareas, pero sin duda, muchas de ellas están relacionadas con el trabajo administrativo o las tareas burocráticas; aquellas que siendo absolutamente necesarias, aportan poco valor al trabajo o son tediosas y rutinarias. En la actualidad, quien más quien menos se convierte en asistente, auditor y contable, ya sea de uno mismo o de otros compañeros.

Enviar emails y rellenar hojas de Excel se han convertido en procesos ineludibles del trabajo. Da igual cuál sea tu puesto o tus tareas, resulta difícil imaginar una posición en la que no dediques buena parte del día a estas cuestiones administrativas. Si a eso le sumamos las operaciones que debemos realizar con distintas aplicaciones y programas… ¿en qué se te queda el día? ¿Cuánto tiempo dedicas realmente a alcanzar los objetivos de negocio?

Hay procesos paradigmáticos para darse cuenta de esta cuestión, como puede ser la gestión de tesorería. En un cliente tipo de IGN, la previsión de tesorería (conexión con cada banca online, descarga de movimientos, integración en el histórico de Excel y la impresión de cada cuenta) puede llevar hasta 2 horas y 45 minutos diarios; a lo que se suma la integración manual en el sistema de gestión con un tiempo extra estimado en dos horas semanales. Solo con un agregador bancario, el tiempo de la primera operación puede pasar a los 5 minutos diarios y el de la segunda, a los 2 minutos semanales. Es decir, de más de 15 horas semanales a apenas media hora.

Según Craig Lambert, director de Harvard Magazine durante más de 20 años, nos encontramos haciendo un montón de trabajos por nada. La mayoría no lo reconocemos, puede que incluso ni nos demos cuenta realmente, pero parte de la jornada estamos trabajando para nada. Y lo peor no es todo ese tiempo malgastado, sino dos consecuencias directas de ello: la primera, que ese tiempo no lo dedicamos a lo realmente importante, lo que marca la diferencia; lo que hace nuestra empresa más competitiva y sostenible. La segunda, que esas tareas rutinarias, nos quitan energía (reduciéndola para las tareas importantes) y nos generan una cierta servidumbre.

Lo cierto es que la vida ahora es mucho más ajetreada. El día sigue teniendo las mismas horas que antes, el tiempo no ha desaparecido; pero parece que disponemos de menos. Esto se debe a varias cuestiones. Algunas relacionadas con el tiempo libre que, para muchas personas, ha pasado a ser una tarea en sí misma: hay que hacer cosas, descubrir lugares, probar experiencias… y compartirlas en redes sociales. El FOMO (fear of missing out o temor a perderse algo) también tiene que ver, un “síndrome” que nos obliga a pasar tiempo en redes sociales, periódicos, cursos y aplicaciones de entretenimiento como Netflix. Pero otras, relacionadas con el propio trabajo; como la continua reducción de departamentos administrativos que, sin embargo, no ha venido acompañada de la reducción de carga administrativa. Es decir, muchos procesos siguen siendo necesarios; pero en muchas empresas ahora los hacen todos los trabajadores: reservan sus viajes, gestionan sus gastos, envían sus emails, controlan sus presupuestos, mantienen sus equipos informáticos, etc.

En ‘El bucle invisible”‘, Remedios Zafra habla de la repetición en bucle, el exceso digital que no deja tiempos vacíos con actividades requeridas, peticiones, colaboraciones y, en general, una sobrecarga de exigencias, trámites, justificaciones, informes, órdenes de pago, autoevaluación… una sobrecarga burocrática de cuestiones que, en realidad, podemos convertir en automáticas.

El problema se multiplica con la ilusión de la multitarea. Creemos que tenemos la capacidad de hacer varias cosas a la vez; pero la realidad se ha demostrado tozuda. En una reunión de trabajo creemos seguir lo que se está debatiendo mientras echamos un ojo al correo electrónico; pero si atendemos realmente a lo que se dice, nos cuesta comprender lo que leemos, y viceversa. Aunque lo parezcamos o lo pretendamos, las personas no somos multitarea; al menos si queremos hacer varias tareas bien y de la forma más eficiente al mismo tiempo.

Ahora bien. El software sí puede ser multitarea y, además, puede ayudarnos a hacer mucho más con mucho menos. Es una de las grandes ventajas de Business Central, el software de gestión líder para pequeñas y medianas empresas. Sólo en automatización de tareas podemos liberar una gran cantidad de tiempo que podemos emplear en los procesos, tareas y actividades que impulsan el departamento, el negocio y la empresa:

• Compras
  • Automatización de órdenes de compra basadas en niveles de inventario.
  • Aprobación automática de órdenes en base a reglas preestablecidas.
• Almacén
  • Actualización automática de niveles de inventario al recibir productos.
  • Reabastecimiento automático según niveles predefinidos.
• Ventas
  • Configuración de descuentos y promociones automáticas para ciertos productos o clientes.
  • Automatización de procesos de facturación y envío.
• Proyectos
  • Asignación automática de recursos en base a disponibilidad y habilidades.
  • Generación automática de facturas basadas en progresos.
• Finanzas
  • Automatización de la conciliación bancaria e importación de extractos bancarios.
  • Generación automática de informes financieros.
• Recursos humanos
  • Procesamiento automático de nóminas con cálculos de impuestos y deducciones.
  • Gestión automática de permisos y vacaciones de empleados.
• Servicio al cliente
  • Asignación automática de casos de soporte a los representantes adecuados.
  • Configuración de respuestas automáticas a las preguntas más habituales.
• Marketing
  • Seguimiento automático de campañas y generación de informes de rendimiento.
  • Envío de comunicaciones comerciales automáticas en función de la actividad del cliente.
• Gestión
  • Flujos de trabajo personalizados para aprobar documentos o desarrollar tareas en equipo.
  • Automatización de notificaciones y alertas para eventos específicos.

Esto son solo algunos pocos ejemplos de lo que puede hacer tan solo un ERP de las capacidades de BC para llegar a más con mucho menos tiempo: imagina el potencial de todo un ecosistema trabajando de forma conjunta sin fisuras. Porque el tiempo es limitado, como lo es la capacidad de las personas. El neurocientífico del MIT, Earl Miller, ha demostrado que solo podemos tener uno o dos pensamientos a la vez y que somos incapaces de prestar atención a varias cosas de forma conjunta. Cuando somos multitarea, en realidad somos malabaristas. Saltamos de una cosa a otra de forma rápida, pero no las ejecutamos como deberíamos. Y lo peor es que ese ejercicio multitarea nos desgasta en términos de salud mental.

Es entendible que, por ejemplo, la tentación de leer los emails mientras hacemos otras cosas es muy grande. En parte, por el FOMO, en parte por esa sensación de ganar tiempo, y en parte, por el increíble aumento de correos que recibimos a diario. Leer todos (y gestionarlos) puede ser un esfuerzo titánico. La compañía Novsi estima que un trabajador medio de oficina puede recibir 80 emails al día. Si dedica 90 segundos en abrirlo y cerrarlo, sin entrar en gestiones laboriosas y respuestas elaboradas, ese trabajador tipo tiene 2 horas aseguradas de trabajo sin salir de su bandeja de entrada.

¿Y cómo justificamos ese tiempo? Porque en este punto nos encontramos con otro dilema del trabajo moderno. El trabajo híbrido y la digitalización, entre otras cosas, nos han llevado a una mayor desconfianza. Volviendo a ‘El bucle invisible’, a una sensación tanto real (materializada en la presión por parte de los superiores) como ficticia (como la necesidad de justificar en exceso por parte de los trabajadores) que, una vez más, acaba con mayor burocracia: presión por justificar, cumplimiento de protocolos, realización de gestiones, mediciones, picado de datos… y fingimiento de tiempo productivo. Todo un tiempo de trabajo que se malgasta en preparación, montaje, rellenado y entrega de documentos, emails y pantallas de aplicaciones de control.

La comunicación por email es un claro ejemplo de tiempo que se nos escapa sin apenas darnos cuenta, aún siendo un proceso totalmente necesario que, por otro lado, nos ayuda enormemente en el día a día. La buena noticia es que tenemos a nuestro alcance grandes posibilidades para mejorar nuestro desempeño, acabando con la mayoría de procesos rutinarios e ineficaces de utilidades como el email. Por ejemplo, gracias a las aplicaciones de las que podemos disponer dentro del propio ecosistema Microsoft:

• Automatización la clasificación de correos, respuestas automáticas, archivo de mensajes o seguimiento de fechas límite que podemos ejecutar con Power Automate.
• Creando aplicaciones para priorizar correos importantes y su gestión efectiva mediante Power Apps, permitiendo interacciones más eficiente con el correo electrónico.
• Generando informes y paneles que permitan analizar patrones en relación a remitentes o temas comunes utilizando Power BI.
• Reduciendo el tiempo y el esfuerzo dedicado a la redacción y la búsqueda de referencias para crear emails más efectivos gracias a la ayuda de Copilot.
• Creando flujos de trabajo para recordatorios de tareas pendientes o para filtrar correos de suscripciones y notificaciones automáticas en Outlook.
• Elaborando emails automáticos de resumen en base a las conversaciones de una reunión de Teams sin necesidad de redactar el contenido.
• Conectando diversas aplicaciones del entorno Microsoft con el correo, como el calendario y el CRM, para que trabajen de forma automática conjuntamente en la sincronización de datos y tareas.

Un alto grado de automatización, seguridad y colaboración son las señas de identidad de organizaciones que hacen más con menos, que mejoran su competitividad a largo plazo y que alcanzan nuevas cotas de excelencia. Si tu empresa quiere subirse a esta nube de posibilidades, no dudes en contactar con nosotros.