La digitalización va alcanzando prácticamente todos los procesos de en las empresas, sobre todo, los que son más automáticos, rutinarios o aquellos que, siendo necesarios, no aportan un valor añadido al trabajo que requieren.
El procesado de facturas, además de imprescindible en el día a día de cualquier empresa, es también un proceso laborioso, lento y tedioso. Pero la digitalización tiene una respuesta para acabar con sus ineficiencias, convirtiendo el proceso en una tarea rápida y automatizada que permite a los profesionales dedicar su tiempo a cuestiones más relevantes para el negocio.
A continuación, explicamos todo lo que se necesita saber sobre la digitalización de facturas.
Qué es la Digitalización de Facturas
La digitalización de facturas es un proceso por el cual se sustituye el papel por archivos electrónicos, sin perder validez fiscal ni legal.
Para qué sirve la Digitalización de Facturas
El proceso es automático, de modo que el propio programa que las digitaliza se encarga de optimizar, insertar datos y firmar electrónicamente las facturas. Todo, de una forma segura y que garantiza la imposibilidad de manipulación.
De este modo, con un software adecuado, puede realizarse en cualquier lugar. Así, se pueden gestionar tiques que compra o facturas con un smartphone de una forma similar a como se toma una fotografía.
Qué ventajas tiene la digitalización de facturas
La ventaja más evidente de digitalizar las facturas es la eliminación del papel, con los consiguientes beneficios: ahorro de espacio de almacenamiento, archivo más cómodo, gestión más rápida, etc. En definitiva, además de la seguridad que ofrece la digitalización, este sistema para gestionar facturas es una forma eficaz de ahorrar costes. Cuanto mayor sea el volumen de facturas de compra o venta a gestionar, mayor será el ahorro de costes.
Qué inconvenientes tiene la Digitalización de Facturas
La digitalización de facturas, en primer lugar, requiere de hardware y software adecuados para llevarla a cabo. De todos modos, la relación de beneficios compensa de largo la adquisición de posibles mejoras de material.
Por otro lado, se debe seguir un procedimiento establecido, de modo que la validez de las facturas sea irrefutable. En cualquier caso, es algo que un software adecuado realiza de forma automática.
Cómo se digitalizan las facturas
La digitalización certificada simplemente requiere el empleo de un software que cumpla todos los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria y las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra.
Con ese software, el fichero resultante garantiza la perdurabilidad de la factura, el acceso completo a la información archivada y la validez fiscal y legal del documento.
Cuáles son los requisitos de validez para una factura digitalizada
Para que una factura digital sea válida frente a requerimientos de la Agencia Tributaria, debe estar homologada; o lo que es lo mismo, tener idéntico valor que una factura en papel. Por ello, una vez que se ha digitalizado como es debido, la factura original en papel puede ser eliminada.
Para que una factura digital sea válida, debe cumplir una serie de requisitos, que deben ser garantizados por el software de digitalización de facturas, que a su vez debe estar homologado por la AEAT:
- Formato homologado (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF).
- Resolución de al menos 200 píxeles.
- Firma digital.
Cuánto se puede ahorrar con la Digitalización de Facturas
Uno de los principales beneficios de usar la digitalización de facturas es el ahorro de costes; pero ¿cuánto supone exactamente?
Dependiendo de la empresa, se deben tener en cuenta distintos costes, por ejemplo, el número de personas que se dedica a estas tareas. Por otro lado, es complicado calcular el coste de imprimir un documento o del tiempo necesario para realizar una copia exacta.
Por ello, y dejando el cálculo detallado a cada cual, vamos a realizar una aproximación del ahorro de costes que puede suponer implantar la digitalización de facturas en una pequeña empresa. Si tenemos en cuenta que imprimir un documento puede suponer alrededor de 5 céntimos, el coste de imprimir 1.000 facturas al año asciende a 50 €. Si en vez de imprimir se escanea, estaríamos hablando de unos 30 € al año. Y esto es teniendo tan solo unas 10 facturas mensuales: cuantas más se necesite gestionar, mayor es el ahorro.
Una pyme con un volumen de facturas moderado podría estar ahorrando alrededor de 600 € al año, sin tener en cuenta los ahorros derivados del tiempo necesario para almacenar y buscar los documentos cuando sea necesario; entre otros costes.
La digitalización es un paso más en la imparable transformación de los procesos improductivos de las empresas; además de una solución eficaz a todas las ineficiencias que provoca la gestión tradicional de facturas. Solicita una valoración sin compromiso y te mostramos cómo puede ayudarte en el caso concreto de tu empresa.