El ritmo de trabajo actual está superando la capacidad humana para mantenerse al día y la inteligencia artificial podría estar lista para crear una forma completamente nueva de trabajar. La transición a la IA en las plataformas está en marcha y, posiblemente, transformará por completo buena parte de nuestro día a día.

La avalancha de datos, información y comunicaciones siempre activas nos tiene luchando por soportar todo ese peso, mientras los líderes empresariales están tratando de aumentar la productividad en medio de la incertidumbre económica. Pasamos cada vez más tiempo tratando de lidiar con el ruido, muchas veces en detrimento de la creatividad y la creación de verdadero valor. El impuesto sobre la productividad individual no para de crecer, socavando la productividad organizativa y la rentabilidad global.

La inteligencia artificial puede ayudar a aliviar esa carga. Los copilotos de nueva generación trabajan ya junto a las personas, liberándolas de estrés digital y alimentando la innovación. Las organizaciones que adopten la inteligencia artificial desatarán la creatividad y desbloquearán la productividad para todos, inaugurando una nueva ola de crecimiento y creación de valor.

En palabras de Satya Nadella, Presidente y CEO de Microsoft, la compañía que está liderando la incorporación de la IA en soluciones de negocio como Business Central o Dynamics 365 Sales, “esta nueva generación de inteligencia artificial eliminará el tedio del trabajo y desatará la creatividad”.

Microsoft ha encuestado a 31.000 personas de 31 países y ha analizado billones de señales de productividad en Microsoft 365 y Linkedin. Los resultados apuntan tres ideas clave que los líderes empresariales deben conocer mientras buscan adoptar de forma rápida y responsable la inteligencia artificial.

 

La deuda digital nos está costando innovación

Todos tenemos deuda digital: entrada constante de datos, correos electrónicos, reuniones, notificaciones… que han superado nuestra capacidad para procesarlo todo. Y el ritmo de trabajo no para de intensificarse. Todo parece importante y pasamos nuestros días tratando de salir de la rueda.

El 64% de los encuestados dicen que tienen dificultades para tener el tiempo y la energía necesarios para hacer el trabajo. Estas personas, además, tienen más probabilidades de tener problemas para la innovación y el pensamiento estratégico. El 60% de los líderes ya sienten los efectos de esto, manifestando su preocupación por la falta de innovación o las ideas revolucionarias en sus equipos.

Cada minuto que pasamos gestionando la deuda digital, es un minuto que no se gasta en el trabajo creativo que conduce a la innovación. En un mundo donde la creatividad y la innovación son esenciales para la productividad y la competitividad, la deuda digital no es solo una molestia: es un problema para el negocio.

Y el aumento de horas de trabajo o jornadas laborales no son la solución, porque en base a eso, aumentan también las reuniones, las comunicaciones, las notificaciones y la información. Al observar cómo las personas gastan su tiempo, queda claro que la falta de tiempo enfocado, la búsqueda de información y el volumen de comunicaciones constantes tienen un coste de oportunidad.

• El 68% dice no tener suficiente tiempo enfocado e ininterrumpido durante su jornada laboral.
• El 62% dice tener dificultades con el tiempo que pasa buscando información en su jornada laboral.
• El 57% del tiempo del empleado en aplicaciones de Microsoft 365 del empleado promedio se dedica a comunicaciones (reuniones, correo, chat).
• El 25% de los usuarios que más tiempo pasan en el correo electrónico dedican más de 8 horas a la semana.
• El 25% de los usuarios que más tiempo pasan en reuniones dedican más de 7 horas a la semana.

Y estos son datos de perfiles clásicos de oficina. Los trabajadores del conocimiento, que dependen cada día más de la comunicación digital, la proporción es mucho mayor. La inteligencia artificial puede inclinar la balanza a favor de las personas para recuperar el tiempo y la energía para el trabajo importante que impulsa la innovación desde 3 enfoques.

 

Las reuniones ineficientes: el principal alterador de la productividad

Las reuniones son dos de las tres cosas que más alteran la productividad de las personas. La ineficiencia de ellas (en primera posición) y su alto número (en tercera posición), son problemas con los que se enfrentan los trabajadores casi cada día.

Una reunión ineficiente no es solo una pérdida de tiempo; también puede llegar a alterar la motivación. En las reuniones virtuales que plagan la jornada laboral es difícil hacer una lluvia de ideas (el 58% así lo considera), poner al día a las personas que se unieron tarde (para el 57%), resumir lo que sucede (según el 56%) y cuesta aclarar los siguientes pasos al final de la sesión (según el 55%). Teniendo en cuenta que desde 2020 tenemos 3 veces más reuniones y llamadas por Teams a la semana, ¿cuánto tiempo adicional necesitamos a lo largo del día para que nos cunda?

Necesitamos mejorar las reuniones. La principal motivación para que las reuniones valgan la pena es recibir información que ayudará a hacer mejor el trabajo, seguido de dar retroalimentación, tomar decisiones o avanzar en proyectos. Toma medidas para que así sea:

• Identifica y aborda los alteradores de productividad en la organización con información obtenida de primera mano. Escucha a los empleados.
• Replantea la jornada laboral con la inteligencia artificial liberando tiempo y energía.
• Piensa en las reuniones como un artefacto digital. Aprovecha las recapitulaciones, transcripciones y grabaciones impulsadas por la IA.

 

Inteligencia artificial para aliviar la carga laboral

De un tiempo a esta parte parece que la principal consecuencia asociada a la inteligencia artificial es la pérdida o sustitución de empleos. Pero lo encuestados lo tiene claro: la gente está más ansiosa por aliviar su carga laboral con la IA que temerosa de perder su trabajo por esta herramienta. El 49% dicen estar preocupados por verse reemplazados por la inteligencia artificial, en línea con los titulares que vemos en medios y el sentimiento que parece generalizado; pero el 70% está interesado en delegar más trabajo a la IA para aligerar su carga.

Las personas quieren salir del agotamiento que provoca su trabajo y, en general, están buscando ayuda en la inteligencia artificial aplicada en casi todos los aspectos de su trabajo:

• El 76% se sienten cómodas utilizándola para tareas administrativas.
• El 79% le sacan partido en tareas analíticas.
• El 73% incluso la llegan a utilizar para trabajo creativo.
• El 86% la utilizan para encontrar información.
• El 80% la emplean para resumir reuniones y acciones.
• El 77% la usan para planificar su día.

El optimismo acerca de la inteligencia artificial no acaba ahí. Los encuestados creen que puede potenciar su creatividad, ya sea para formular ideas (lo cree el 76%) o para editar el trabajo (lo piensa el 75%). Cuanto más se entiende la tecnología por parte de los usuarios, mayor potencial se le ve. El 87% de los roles creativos que están muy familiarizados con la inteligencia artificial, se muestran cómodos a la hora de utilizarla para aspectos creativos de su trabajo.

Los líderes empresariales están continuamente buscando cómo potenciar el desarrollo de las personas. La inteligencia artificial, en la mayoría de casos, no se ve como una forma de reemplazar a la gente, sino de empoderarla. Los líderes quieren ampliar plantilla gracias a la IA, no reducirla. De hecho, reducir la plantilla es la última opción de una lista de objetivos que lidera el aumento de productividad, la ayuda con tareas necesarias pero repetitivas, el aumento del bienestar de los empleados, eliminar el tiempo para actividades de bajo valor, mejorar las capacidades de los empleados y acelerar su ritmo de trabajo.

¿Cómo se imaginan los encuestados el año 2030? Gracias a la inteligencia artificial, la gente espera producir trabajo de alta calidad en la mitad de tiempo (33%), entender formas más valiosas de utilizar el tiempo (26%) y la energía (25%) o nunca tener que absorber información innecesaria nuevamente (23%). Estas son algunas cosas que puedes hacer para que así sea, no el 2030, sino el mismo 2024:

• Reúne a los líderes de la organización para crear límites que ayuden a experimentar de forma segura y responsable con la IA.
• Gestiona el cambio, del mismo modo que con cualquier otra plataforma. Elige disciplinas, procesos y flujos de trabajo. Selecciona evangelizadores que lideren el cambio.
• Despliega la inteligencia artificial donde las personas necesitan más alivio.

 

Formación y capacitación

El cambio de paradigma hacia la inteligencia artificial como copiloto requiere una forma completamente nueva de trabajar, así como nuevas aptitudes en inteligencia artificial. Trabajar codo con codo, utilizando lenguaje natural, será tan inherente a cómo trabajamos como lo son hoy internet o los ordenadores portátiles. Habilidades como el pensamiento crítico, el juicio analítico, la resolución de problemas, la creatividad y la originalidad son competencias básicas para cualquier rol.

Los líderes consideran esencial que los empleados aprendan cuándo aprovechar la inteligencia artificial, cómo redactar buenas instrucciones, cómo evaluar el trabajo creativo y cómo verificar los sesgos. A medida que la IA da forma al trabajo, la colaboración entre humanos y máquinas será el próximo patrón de trabajo.

El aprendizaje no está a la altura del ritmo de trabajo. El 60% de las personas afirman que no tienen las habilidades adecuadas para realizar su trabajo. Y la inteligencia artificial abrirá nuevos caminos para el aprendizaje, donde el éxito dependerá de la preparación para un futuro impulsado por esta tecnología. Porque estamos en una fase de cambio que ya está dando forma al mercado laboral. En Linkedin han aumentado 33 veces las publicaciones que mencionan la inteligencia artificial generativa o GPT, pero esto no se queda en el trending topic: en Estados Unidos han aumentado un 79% los empleos de Linkedin donde se menciona GPT. Ante esto, puedes empezar a tomar medidas ya:

• Ayuda a las personas a adoptar una nueva forma de trabajar, desarrollando aptitudes en IA.
• Considera cómo pueden evolucionar los roles y las funciones junto a la inteligencia artificial, creando oportunidades para la reinvención.
• Establece procedimientos para que los equipos tengan indicaciones, sepan cómo comprobar los resultados generados por copilotos, etc.

 

La inteligencia artificial está lista para aliviar la carga de trabajo y, además, tiene un altísimo potencial para liberar a las personas de la deuda digital. Los empleados abrumados y los líderes que buscan impulsar la productividad, la innovación y la creatividad, tienen un nuevo aliado. Microsoft se sitúa a la vanguardia de este próximo gran cambio, con la disponibilidad de inteligencia artificial en utilidades como Microsoft 365, Business Central, Power Platform o Dynamics 365 Sales. Empieza hoy a crear más valor en tu empresa y un futuro laboral más brillante y satisfactorio para todos.