El business intelligence es un paraguas bajo el cual se encuentran una variedad de herramientas BI utilizadas para analizar los datos en bruto de una organización. Pero se trata de una disciplina creada a partir de varias actividades relacionadas como el análisis de datos, la minería de datos o el diseño de informes.
Las compañías, generalmente, utilizan herramientas BI para mejorar la toma de decisiones, reducir costes e identificar nuevas oportunidades de negocio. Porque la inteligencia de negocios es más que reporting corporativo… Por ejemplo, los CIO lo utilizan para descubrir y mejorar procesos ineficientes. Los CEO, generalmente lo emplean para tener una visión global del estado del negocio. Los Controller se sirven del herramientas BI para detectar oportunidades de mejora. Los CFO utilizan el business intelligence para hacer previsiones a futuro. Y así, tenemos un largo etcétera de posibilidades para el conjunto de la empresa.
Una de las principales ventajas que ofrecen las herramientas BI modernas es la capacidad de analizar la información de forma autónoma a los usuarios de negocio. De este modo, ya no es preciso contar con el departamento de sistemas TI para crear complejos informes. Este cambio es muy importante por dos motivos principalmente:
- Los usuarios de negocio cuentan con más autonomía.
- Los usuarios técnicos disponen de más tiempo para mejorar la competitividad de la empresa mediante la tecnología.
¿Qué empresas usan herramientas BI?
En realidad, cualquier organización que necesite tomar decisiones estratégicas de forma informada. Por ejemplo, cadenas de restaurantes de comida rápida, para algo tan sustancial como crear sus menús. O cadenas de retail que deciden abrir o cerrar tiendas en uno u otro sitio.
Las herramientas BI pueden ser útiles para cualquier tipo de compañía, porque la información genera valor. Y la mejor forma de tener información es analizando la gran cantidad de datos que generan las empresas. De este modo, podemos detectar procesos a mejorar, identificar contratos poco rentables o buscar nuevos mercados.
Un ejemplo concreto del potencial de una buena herramienta BI, lo tenemos en varios de nuestros clientes. Particularmente, una compañía fabricante de piezas del sector automoción, interesada en incluir un nuevo producto. La decisión fácil parecía ser subcontratar una serie de procesos para hacer la nueva pieza, pero el business intelligence demostró que la mejor decisión era producirla en la fábrica en su totalidad. Un simple ejemplo de la oportunidad que supone tomar decisiones basadas en información veraz y no en intuiciones.
Uno de los componentes cruciales de las herramientas BI, la analítica de datos, resulta una parte esencial del éxito de miles de compañías a nivel mundial. Así, es una utilidad indispensable para los equipos deportivos de más renombre, las grandes cadenas de supermercados o las entidades financieras de cualquier tamaño. Porque esa es otra de las características que definen a las herramientas BI de hoy en día: se usan en grandes corporaciones con cientos de usuarios y en pymes con un responsable que puede incluso tener una licencia de uso gratuita.
¿Cómo debo implantar una herramienta BI en mi empresa?
Puesto que el business intelligence puede servir a los propósitos de toda la organización, la pregunta fundamental es: ¿que necesitas que te cuente tu BI?
Generalmente, las empresas empiezan a utilizar herramientas BI por dos motivos. El primero, porque la dirección quiere tener más información de la marcha del negocio. El segundo, porque se quiere vender más (y/o mejor). Por tanto, el software BI suele introducirse en la empresa con Cuadros de Mando para Gerencia o informes comerciales para la Dirección de Ventas e incluso los comerciales.
A partir de ahí, las posibilidades que se van descubriendo crean una especie de contagio en otros departamentos. Los primeros en querer aprovecharlos, suelen ser los Directores Financieros y los Controllers; pero también es habitual el empleo del potencial de las herramientas de business intelligence por parte de los Responsables de Compras. Con el tiempo, lo normal es que se utilice también en otras áreas como fabricación, logística y sistemas (siempre, dependiendo de las necesidades más acuciantes de cada organización).
Factores de éxito para implantar una herramienta BI
La revista CIO, identifica 7 factores para que esta aventura empresarial llegue a buen puerto:
- Asegurar que los datos están limpios.
- Formar a los usuarios de forma efectiva.
- Desplegar de forma rápida y realizar ajustes sobre la marcha.
- Es mejor no emplear demasiado tiempo para crear el informe perfecto porque las necesidades evolucionan.
- Crea los informes que ofrecen mayor valor de forma rápida y después retócalos.
- Tener una aproximación integral al crear el almacenamiento de datos desde el principio.
- Asegúrate de no te estás bloqueando en una estrategia de datos imposible de seguir después.
- Definir el ROI claramente antes de empezar.
- Identifica los beneficios específicos a lograr y confróntalos con la realidad de forma periódica.
- Centrarse en los objetivos del negocio.
- No adquirir una software BI porque se cree que se necesita.
- Adquiere una herramienta BI sabiendo que hay números ahí fuera que necesitas encontrar y tienes una idea de dónde pueden estar.
Liderar el cambio
El departamento más agradecido a la hora de adoptar una herramienta de inteligencia de negocios es el comercial. Generalmente, el trabajo comercial se fundamenta en hacer más ventas y los equipos comerciales son premiados por ello con retribuciones variables u otros beneficios. Por ello, siempre están abiertos a utilizar sistemas que les ayuden a vender más; más aún si la herramienta es fácil de usar.
Con el uso de nuevas herramientas, los empleados modifican su forma de trabajar, lo cual es beneficioso; pero puede contar con ciertas resistencias. Aquí, el business intelligence cuenta con unas prestaciones que pueden resultar muy agradecidas para usuarios más reticentes:
- Es muy fácil de usar.
- Permite una mayor independencia en el trabajo.
- El cambio a mejor es palpable desde un primer momento, y en ocasiones, incluso impresiona.
Toma de decisiones
Antes de nada, es recomendable realizar un análisis interno sobre la toma de decisiones. La forma en la que se discuten las decisiones puede generar un enfoque a cómo se debe recoger, analizar y publicar la información en el sistema BI.
Los ejecutivos deben garantizar y facilitar la toma de decisiones rápida y confiable; así como oriental el modo en el que se debe presentar los análisis. Una buena herramienta BI tiene que ofrecer un contexto. No se trata de mostrar que hoy se ha vendido tanto y hace año tanto otro. Se trata de explicar con diferentes factores que influencian el negocio por qué hoy se vende X y ayer Y. Se trata de formular hipótesis y probarlas, de hacer preguntas y encontrar la respuesta, de saber que acciones llevar a cabo para mejorar cada día.
Comunicar los beneficios
Como en todo cambio, la comunicación del por qué y para qué es muy importante. Solo que en este caso, a diferencia de otros sistemas; el BI desacredita fácilmente las pegas de las personas reticentes al cambio.
En cualquier caso, los usuarios deben saber que el BI, por encima de todo, democratiza la información en la empresa. Y eso, en sí mismo, es un beneficio para cualquier puesto de trabajo. Así, cada decisión por nimia que parezca se puede sustentar con datos, eliminando errores de la experiencia, sentimientos, anécdotas o corazonadas.
Calidad de los datos
Además de la resistencia al cambio, uno de los principales problemas para el éxito de una implantación de este tipo es contar con una ingente cantidad de datos irrelevantes o de baja calidad.
La clave para sacar ideas claras de una herramienta BI es contar con datos estándar. Los datos son el combustible del BI. La empresa, antes de nada, debe asegurarse de tener datos relevantes almacenados antes de intentar extraerlos y sacarles información.
Transformación de los procesos de negocio
Algunas empresas no entienden bien sus propios procesos determinar cómo mejorarlos. Y además, deben ser cuidadosos a la hora de elegir los procesos que van a transformar. Si el proceso elegido no tiene un impacto directo en los resultados corporativos, la utilidad de las herramientas BI puede dejar mucho que desear.
Las organizaciones deben entender todas las actividades que influyen en un proceso, cómo la información y los datos recorren diferentes procesos, cómo se comunica dicha información entre las personas y cómo éstas la utilizan para ejecutar una parte concreta del proceso. Y deben comprender todo esto antes de iniciar un proyecto BI; si es que tienen alguna esperanza de mejorar su competitividad con el mismo.
Beneficios que aportan las herramientas BI
Fundamentalmente, son capaces de ofrecer un retorno de la inversión impactante. Y es que el BI sirve, entre otras cosas, para:
- Encontrar formas de reducir costes.
- Descubrir oportunidades de negocio.
- Reaccionar rápidamente ante cambios del mercado.
- Aumentar la colaboración entre departamentos.
- Optimizar los precios de compra y venta.
- Transformar procesos de negocio para hacerlos más eficientes.
Cómo maximizar el valor de una herramienta BI
El business intelligence es una potente herramienta en sí misma; pero desarrollar todo su potencial depende de una serie de factores que se deben tener en cuenta por parte de los usuarios:
- La calidad de las preguntas a realizar.
- La habilidad para recoger los datos que puedan influir en las respuestas a esas preguntas.
- La calidad y exactitud de esos datos recogidos.
- La habilidad para crear visualizaciones con información relevante sobre los datos, de una forma sencilla y efectiva.
Con perspicacia, un director que utilice la analítica, puede crear una proposición de valor única que impulse la competitividad de la empresa. Y con las herramientas BI adecuadas, puede garantizar un futuro rentable para la compañía.