Elegir un (buen) software de gestión empresarial tiene miga. Pero puede complicarse algo más si las ofertas que barajamos están enfocadas a un sector o actividad concreta, como puede ser el caso de un ERP industrial. En este caso, distinguir la opción adecuada de software ERP para industria entre varias interesantes puede suponer un auténtico desafío.
Es recomendable seguir una serie de pasos que desemboquen en la preguntas del millón antes de tomar la decisión de iniciar el proyecto o no: ¿podemos hacerlo? ¿Merece la pena? ¿Estamos convencidos?…
Primer paso para seleccionar un ERP para una fábrica: Valorar las motivaciones
Generalmente la necesidad de implantar o cambiar el software de gestión viene dada de forma explícita, salvo en contadas ocasiones en las que los responsables de tomar esa decisión deciden adelantarse a los acontecimientos y explorar esa posibilidad. Las motivaciones, por tanto, suelen ser claras como por ejemplo una excesiva lentitud de respuesta a las solicitudes de los clientes o una defectuosa gestión de la información. En el caso del software ERP para la industria, el desencadenante más habitual no es distinto.
En cualquier caso y a pesar de que esto pueda suceder, es recomendable realizar una reflexión para no perder el foco en el proceso. La reflexión ha de iniciarse con una pregunta ineludible: ¿para qué?
Cuanto más concreta sea la respuesta, más sencillo será iniciar el proceso y por tanto, elegir el software adecuado. Por ello hacer cálculos, pensar en objetivos o realizar proyecciones puede ser un factor de éxito para la implantación. Puesto que esto complica y alarga el proceso, es común ordenar las motivaciones en objetivos más genéricos, principalmente relacionados con el ahorro, el crecimiento, la mejora organizativa, la eficiencia de los procesos o la tan necesaria comunicación interna.
Segundo paso para elegir un ERP para fabricación: diagnóstico de la situación
La mejor forma de encontrar lo que se necesita es conocer a fondo la empresa. En este apartado es importante hacer una parada para la reflexión acerca de qué recursos deben liderar el cambio. Las personas que lo lideren en conjunto han de ser capaces de abarcar toda la organización tanto en conocimiento como en capacidad de “evangelización”. También deben ser plenamente conscientes de la necesidad del cambio y los beneficios que pueden obtenerse para motivar al resto de la compañía.
El diagnóstico de situación debe enfocarse en las motivaciones, pero intentando llegar al fondo de la cuestión. Una vez se ha hecho frente a éstas y a otras cuestiones de suma importancia, se pueden incluir otras razones, problemas o beneficios esperados de forma secundaria. El objetivo es doble: por un lado hacer un inventario de razones (ideas, beneficios, problemas, deficiencias…) y por otro, crear una documentación de apoyo (dónde estamos, de dónde venimos y a dónde queremos llegar).
Con este paso se hace mucho más sencillo cuadrar las necesidades con las prestaciones del futuro software ERP para industria.
Tercer paso en la selección de un ERP para industria: preparar el proyecto
Sin perder de vista el trabajo realizado anteriormente, se deben analizar las posibilidades que hay ahí fuera. Cuanto más extenso y exhaustivo sea este análisis, más se complicará este paso… pero ayudará a que los siguientes sean más livianos. En este sentido podemos dividir las tareas en dos frentes a la hora de preparar un proyecto de software ERP para industria:
Soluciones existentes
Podemos incluir los tipos de ERP para una pyme industrial a valorar, su coste aproximado, las capacidades que tienen, si cumplen o no los requisitos marcados, los riesgos, etc.
Visión de la compañía
Por ejemplo nuevas capacidades, cambio en procesos, relación con proveedores y otras oportunidades que se pueden abrir.
Cuatro paso para implantar un ERP de producción: análisis de beneficios
Estamos ante el punto más importante para encontrar software ERP para industria, al que se llega de una forma más sencilla si hemos realizado el proceso propuesto (o uno similar). Se trata de cruzar los beneficios a obtener con los costes en los que se van a incurrir. En esta estimación, cada cual valorará lo que más le interese aunque lo recomendable (si la situación lo permite) es centrarse en los beneficios a obtener, sin disparar los costes, claro.
Este análisis puede destapar posibles ineficiencias pero es especialmente relevante para realizar una proyección de necesidad de recursos. Iniciar un proceso de implantación de ERP sin la financiación adecuada puede resultar tremendamente frustrante, pero sobre todo puede suponer graves complicaciones para la empresa.
El análisis de coste y beneficios, puede ayudar a consolidar un elemento clave para el éxito del proyecto: el grado de compromiso de toda la compañía, tanto de cara a las prioridades como la involucración del equipo.
Consejos a tener en cuenta para seleccionar un ERP industrial
A continuación destacamos una serie de buenas prácticas para afrontar el proyecto de implantación de software ERP para industria con una cierta garantía de éxito.
1. Concretar todo hace el camino más fácil
Es posible que resulte complejo concretar ciertas cuestiones, como por ejemplo valores intangibles o ideas de futuro, pero acercarse a la concreción facilita la toma de decisiones acertadas.
2. No dar nada por sentado, sobre todo cuestiones relacionadas con los costes
Muchas veces nos encontramos con costes ocultos que pueden hacer tambalear el proceso. Se debe prestar especial atención a este tipo de cuestiones.
3. Toda opinión es valiosa, por lo que ha de destinarse un tiempo a recabar la opinión e ideas de todos los niveles organizativos
La labor de reflexión de los mandos es fundamental, pero las necesidades y requerimientos de los futuros usuarios también. Un proyecto bien pensado puede acabar en el cajón si no sirve a quienes deben emplearlo.
4. La planificación es fundamental
Pensar y elaborar un plan desde el mismo preciso instante en el que se detecta la necesidad hasta la culminación de la propia implantación de software de gestión para la industria ayuda a no perder el foco, a valorar esfuerzos y a la utilidad de cada parte del proceso. En este sentido, los objetivos tienen un papel protagonista cuando planificamos un proyecto de software ERP para industria.
Implantar un ERP industrial es una inversión importante que debe dar sus frutos. Esta decisión estratégica es cada vez más relevante para asegurar el cumplimiento de objetivos de la empresa y garantizar su futuro; por ello la selección es de vital importancia para poder iniciar un proceso de implantación de garantías.
Descubra en el siguiente ejemplo lo que un ERP en Industria de Estampación puede hacer por una organización industrial.