La implantación de la eFactura sigue abriéndose paso y llegando a cada vez más lugares. Tras su obligatoriedad en todas las gestiones con las Administraciones Públicas, establecida en enero de 2015, la Ley Crea y Crece, establece su implantación obligatoria en todas las empresas en dos fases.

Qué es la Ley Crea y Crece

Esta normativa que recorre su última etapa del proceso de aprobación, tiene cinco objetivos principales: impulso a la digitalización, abaratamiento de costes, incremento de la transparencia, lucha contra el fraude y reducción de la morosidad. Por tanto, se espera que la Ley Crea y Crece tenga una serie de beneficios también para las empresas, en términos de trámites más ágiles y reducción de costes.

Entre las medidas que establece la ley, destaca la obligatoriedad de la Factura Electrónica. 2025 es el año clave para el despliegue de la eFactura, momento en el cual todas las compañías deberán utilizarla en sus procesos de facturación; si bien hay establecidos dos plazos para su adopción:

• Las empresas con una facturación mayor a 8 millones de €, deben implantar la facturación electrónica 1 año después de la aprobación de la ley.
• Las empresas con una facturación menor a 8 millones de €, dispondrán de 3 años para adaptarse a la eFactura.

Implantación de la eFactura

La facturación electrónica permite automatizar todo el ciclo de las facturas: creación, envío, almacenamiento y recepción de facturas, tanto de clientes como de proveedores. Así, se facilitan y agilizan tareas diarias en los departamentos relacionados con la administración, la contabilidad, compras o ventas; por lo que los recursos se pueden emplear en tareas de mayor valor añadido.

Además, se facilita la operación con otros países, ya que la mayoría de Estados de la Unión Europea y Latinoamérica utilizan algún tipo de eFactura. Pero sobre todo, este sistema permite una reducción de costes que se materializa por distintas vías; principalmente la del ahorro de papel y la reducción de tiempos de validación.

Por otro lado, y como suele suceder en casos similares, hay dos formas de enfrentarse a este cambio obligatorio. La primera es haciendo el cambio tal y como obliga la ley, para evitar sanciones y continuar con la actividad empresarial. La segunda, es aprovechar el momento para ofrecer un valor añadido y mejorar los procesos de facturación.

La segunda opción, es más recomendable, no solo para tratar de impulsar a la organización ante un cambio inevitable, sino porque hay que tener en cuenta que la eFactura también supone alguna amenaza. Cabe destacar la posibilidad de recibir sanciones de hasta 10.000 € por incumplimiento de la normativa; pero también hay que tener en cuenta que un cambio de este calado puede suponer problemas para algunos usuarios. Así, es importante abrazar la llegada de la eFactura de forma obligatoria habilitando servicios fáciles de usar, gratuitos, que puedan operar con otros servicios de facturación electrónica, versátiles y robustos para evitar problemas a los usuarios.

Para todo esto, es necesaria una visión de negocio; pero apoyada sobre la base de la tecnología, la cual nos va a permitir automatizar todo tipo de procesos para hacer más con menos y mejor: envío de facturas, recepciones, conciliación, validaciones, integración en el ERP… todo ello de una forma ágil, reduciendo errores humanos, con mayor seguridad y rápidamente.

Cuestiones importantes sobre la factura electrónica

Las empresas podrán avanzar todo lo que consideren para mejorar la relación con sus clientes y proveedores; pero al menos, deberán tener en cuenta los siguientes cinco puntos para implantar la eFactura:

• Deberán emitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos; así como recibir eFacturas de todos los proveedores.
• Es necesario asegurar una completa trazabilidad mediante algún sistema que marque el estado de cada factura (recibida, leída, etc.).
• Es necesario habilitar un sistema que permita descargar facturas de forma gratuita.
• Será obligatorio ofrecer toda la información relativa a las facturas generadas durante, al menos, cuatro años.
• La validez legal es exactamente la misma, por lo que no será necesario el uso de papel.

Si aún no lo has hecho, valora el cambio a la eFactura lo antes posible. Para evitar prisas antes de la obligatoriedad; pero sobre todo para mejorar tus procesos y adaptarte mejor al futuro más próximo. Consúltanos sin compromiso.